2. Tutoriel panel administrateur

Dans ce tutoriel nous allons voir comment planifier une intervention avec toute la configuration nécessaire lors d'une première utilisation.
Pour créer une intervention il nous faut obligatoirement :

• Un client
• Un chantier (un emplacement d'un client)
• Un libellé expliquant rapidement le sujet de l'intervention
• Une opération
• Un ou des produits
• Une ou plusieurs par tâches, cela permettra au technicien de savoir ce qu'il doit faire depuis son application
• Une ou des catégories de produit
• Une liste de technicien configuré dans un AD (lier vers une partie à part expliquant en résumé la configuration)

2.1 Gestion client

Dans le menu latéral cliquer sur "Clients", puis sur le bouton "Créer" en haut à droite.

Il faut ensuite remplir les champs nécessaires :

• Nom
• Code : c'est un identifiant unique que vous pouvez attribuer à chacun de vos clients pour les identifier plus facilement, ce code a une utilité surtout interne
• Adresse
• Code postal
• N° de téléphone
• Email de contact : ce champ est utilisé pour envoyer automatiquement le rapport PDF d'intervention par mail

Pour modifier un client, vous pouvez passer par le lien "Clients" sur le menu latéral et vous cliquez sur le petit crayon.

Dans la page de modification d'un client, vous pouvez consulter ses interventions et chantiers liés.

2.2 Gestion chantier

On sait qu'un chantier est créé automatiquement à la création d'un client, mais il peut arriver que celui-ci possède plusieurs emplacements, nous pouvons alors en créer plusieurs.
Dans le menu latéral cliquer sur "Chantiers", puis sur le bouton "Créer" en haut à droite.

Il faut ensuite remplir les champs nécessaires :

• Nom
• Client
• Code : c'est un identifiant unique que vous pouvez attribuer à chacun de vos clients pour les identifier plus facilement, ce code a une utilité surtout interne
• Adresse
• Code postal
• N° de téléphone
• Email de contact : ce champ est utilisé pour envoyer automatiquement le rapport PDF d'intervention par mail

Vous pouvez aussi passer par un autre raccourci, lorsque vous êtes dans la page de modification d'un client, un bouton jaune "Ajouter un chantier" est disponible

2.3 Gestion opération

Une opération est un type d'intervention cela peut être une maintenance, une installation, un SAV etc. C'est vous qui choisissez vos opérations selon votre domaine d'activité.
Dans le menu latéral cliquer sur "Opérations", puis sur le bouton "Créer" en haut à droite.

Il faut ensuite remplir uniquement le champ "Nom".

2.4 Gestion catégorie de produit

Une catégorie va définir un type de produit, cela sera utilisé pour appeler automatiquement dans une intervention les tâches (voir la section 2.6) assignées à une catégorie de produit.
Dans le menu latéral cliquer sur "Catégories", puis sur le bouton "Créer" en haut à droite.

Les champs à remplir :

• Nom
• Catégorie parente : champ optionnel

2.5 Gestion produit

Il sera assigné à une intervention.
Dans le menu latéral cliquer sur "Produits", puis sur le bouton "Créer" en haut à droite.

Les champs à remplir :

• Nom
• Catégorie
• Modèle
• Code : c'est un identifiant unique que vous pouvez attribuer à chacun de vos produits pour les identifier plus facilement, ce code a une utilité surtout interne
• Prix unitaire HT : champ optionnel

2.6 Gestion tâche

Une tâche permet de savoir au technicien ce qu'il doit faire sur une intervention par produit.
Les tâches peuvent être associées à des catégories de produit ou à un produit spécifique. Elles peuvent être cochées soit par "défaut" soit définies comme "globale".
Dans le menu latéral cliquer sur "Tâches", puis sur le bouton "Créer" en haut à droite.

Les champs à remplir :

• Nom
• Globale : champ optionnel, l'option globale comme son nom l'indique permet de faire une tâche globale, elle n'a pas besoin d'être spécifique à une catégorie ou un à un produit. Si coché il n'y a pas besoin de remplir les champs suivants
• Par défaut ? : L'option par défaut permet à l'ajout d'un produit dans une intervention de configurer automatiquement la tâche à l'intervention sans intervention manuelle. Si cette option n'est pas cochée elle ne sera pas visible automatiquement côté technicien, ça sera à l'administrateur de l'ajouter quand il y en aura besoin. (voir partie création d'une intervention pour mieux comprendre la fonctionnement)
• Catégorie : permet d'assigner une tâche à une catégorie
• Spécifique à un produit : si cette option est cochée il n'y a pas besoin de remplir le champ "Catégorie"

2.7 Gestion intervention

A. Création d'une intervention depuis le calendrier

Dans le menu latéral cliquer sur "Interventions" vous avez 2 possibilités, celle de cliquer sur le bouton "Créer" en haut à droite. Mais celle qui est la plus recommandée est de partir depuis le calendrier pour faciliter l'insertion des données.
Cliquez sur le jour où vous voulez faire votre intervention :

Un popup va apparaître pour créer l'intervention avec les champs suivants :

• Date prévue : la date de début préremplie
• Date de fin prévue
• Opération : voir partie "Gestion opération"
• Libellé : résumé de l'intervention
• Description
• Client : (voir partie "Gestion client")
• Chantier : la liste des chantiers sera filtrée par rapport u choix du client (voir partie "Gestion chantier")
• Techniciens
• Commerciaux
• Produits à ajouter
• N° de devis
• N° de commande
• N° de facture
• N° de commande

Une fois les informations remplies cliquer sur le bouton "Créer".

Vous allez ensuite être redirigé sur cette page qui va vous permettre plus d'actions :

Si vous avez déjà des techniciens assignés, vous devez choisir quels techniciens auront le droit de modifier leur intervention sur leur tablette en cochant la case comme ci :

Nous allons maintenant passer à la configuration des tâches, vous allez cliquer sur "Configurer les tâches" dans le produit de votre choix :

Nous arrivons ensuite sur cette page :

Pour rajouter d'autres tâches vous aurez juste besoin de cocher celles que vous voulez :

Vous pouvez ensuite revenir dans l'intervention avec le raccourci en haut de page. Une fois revenue vous pouvez si vous le désirez ajouter des commerciaux comme-ci :

Depuis l'intervention, vous pouvez aussi ajouter des annexes que le technicien pourra avoir accès de son côté sur tablette :

Il faut ensuite remplir le champ "Libellé" et importer le fichier puis cliquez sur le bouton "Valider" :

B. Modification d'une intervention depuis le calendrier

Depuis le calendrier, vous pouvez maintenant accéder à votre intervention :

Une fois le popup apparu, vous pouvez modifier certains puis vous cliquez sur "Modifier l'intervention" :

Si vous voulez faire de la configuration plus poussée comme assigner de nouveaux techniciens et produits, vous cliquez sur le bouton "Voir intervention en détail" :

Vous arriverez sur cette page et si vous voulez valider vos modifications cliquez sur "Valider" :

Revenons à notre popup où plusieurs choses sont possibles

C. Filtrer les interventions

Vous pouvez également filtrer les interventions dans le calendrier par "Technicien" en remplissant le champ "Filtrer par intervenants" :

Pour de la recherche plus poussée, vous pouvez aller dans le mode liste en cliquant sur le bouton du même nom :

Ensuite, vous pouvez filtrer par mot-clef les interventions dans la barre de recherche :

2.8 Notification des alertes

Lorsque les techniciens créent des alertes depuis leurs interventions, procès-verbaux de réception et quitus de levée de réserves, elles apparaissent directement à l'accueil soit sur la rubrique "Tableau de bord". En cliquant dessus vous verrez les photos ajoutées et le commentaire du technicien. Ensuit vous pouvez la marquer comme "vue" pour qu'elle n'apparaisse plus sur le tableau de bord.

2.9 Consultation des procès-verbaux de réception et de quitus de levée de réserves

Dans le menu latéral vous cliquez sur "PV de réception" ou "Quitus de levée de réserves". Une liste apparaît qui vous permet de voir l'avancée des documents et aussi de télécharger le rendu PDF.
La barre de recherche vous permet de rechercher les documents par N° de facture, N° de document, client et chantier.